I malá firma

může zvládnout zavedení GDPR sama.

Od roku 2018 pomáháme firmám s implementací GDPR. Víme, že pro malé podnikatele je často obtížné orientovat se v právních předpisech a složité dokumentaci. Proto jsme připravili kompletní balíček dokumentů, který umožní i malé firmě zvládnout všechny povinnosti GDPR během jediného dne, bez právníků a drahých konzultací.

Dokumenty jsou navrženy tak, aby byly:

• praktické a srozumitelné – každý bod obsahuje vysvětlení i příklady,
• profesionální – odpovídají požadavkům GDPR a české legislativy,
• rychle použitelné – stačí doplnit identifikační údaje firmy,
• ověřené praxí – vychází z více než 420 reálných implementací GDPR.

Popis hlavních dokumentů

1. Informace o zpracování osobních údajů
   1. Povinný dokument podle čl. 13–15 GDPR. Poskytuje zákazníkům přehled, jaké údaje firma zpracovává, k jakým účelům a jaká mají zákazníci práva. Obsahuje i kontakty na ÚOOÚ.
2. Směrnice pro zpracování osobních údajů
   1. Interní pravidla firmy. Definice osobních údajů, zásady zpracování, právní důvody, povinnosti správce a práva subjektů. Obsahuje i praktické vysvětlení pro jednatele bez právních znalostí.
3. Směrnice pro řešení bezpečnostních incidentů
   1. Jednoduchý návod, co dělat, když dojde k problému (ztráta notebooku, omyl při odeslání e-mailu). Obsahuje praktické příklady a povinnosti hlášení ÚOOÚ a zákazníkům.
4. Směrnice pro archivaci dokumentů
   1. Stanoví lhůty uchovávání účetních, daňových a smluvních dokumentů a jak s nimi nakládat po uplynutí doby uchování.
5. Směrnice pro zasílání obchodních sdělení
   1. Pravidla marketingu dle GDPR a zákona č. 480/2004 Sb. – kdy potřebujete souhlas, kdy lze zasílat bez něj, povinné prvky každého sdělení, evidence souhlasů a odhlášení.
6. Směrnice k IT bezpečnosti a online ochraně
   1. Praktický návod pro malé firmy: hesla, zálohy, aktualizace, šifrování, ochrana e-mailů a práce s cloudem.
7. Směrnice k uchovávání a likvidaci osobních údajů
   1. Definuje skartační plán, lhůty uchování a bezpečné metody likvidace osobních údajů (skartace, bezpečné mazání, šifrování).
8. Záznamy o činnostech zpracování
   1. Jednoduchá tabulka (DOCX) pro evidenci účelů, kategorií údajů, právních základů, dob uchování a příjemců. Zvládne vyplnit i jednatel sám.
9. Záznam o bezpečnostních incidentech
   1. Formulář a tabulka (DOCX) pro evidenci incidentů. Slouží jako důkaz, že firma má procesy pod kontrolou, i když se stane chyba.
10. Žádost subjektu údajů
    1. Formulář pro zákazníky, kteří chtějí uplatnit svá práva (např. přístup k údajům, výmaz, oprava).
11. Formulář pro odvolání souhlasu
    1. Jednoduchý formulář, kterým zákazník kdykoli odvolá svůj souhlas. Povinný prvek při zpracování na základě souhlasu.
12. Souhlas se zpracováním osobních údajů
    1. Vzorový formulář souhlasu dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR – pro marketing, soutěže a další dobrovolné účely.
13. Souhlas se zpracováním zvláštní kategorie údajů
    1. Výslovný souhlas dle čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR – pro zdravotní či biometrické údaje.
14. Poučení pro zaměstnance o ochraně osobních údajů
    1. Jednoduchý text, který se předkládá zaměstnancům. Stanoví jejich povinnosti, vysvětluje pravidla a hrozící sankce.
15. Prohlášení o mlčenlivosti
    1. Dokument k podpisu pro zaměstnance nebo externí spolupracovníky – povinnost zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a obchodním tajemství.
16. Smlouva o zpracování osobních údajů – účetní služby
    1. Vzor smlouvy dle čl. 28 GDPR, která je nejčastěji potřeba v praxi – mezi firmou a její externí účetní.
17. Přehled (checklist)
18. Harmonogram implementace
19. Zjednodušený návod, jak postupovat krok za krokem tak, aby malá firma vše zvládla během jediného dne.

Doplňující dokumenty.

K základním dokumentům nabízíme dále tyto dokumenty:

• Řešení Mlčenlivosti a Ochrany obchodního tajemství
• Kontroly zaměstnanců na přítomnost alkoholu a omamných látek, kontrola zavazadel při odchodu z pracoviště
• Implementace umělé inteligence (AI) do rozhodovacích procesů.